Integriertes Performance Management mit Balanced Scorecards und OKRs.

Balanced Scorecard und OKRs sind zwei äußerst populäre Frameworks für Performance Management. Neben vieler Gemeinsamkeiten gibt es allerdings auch fundamentale Unterschiede und es lassen sich auch beide Systeme miteinander verbinden. Erfahren Sie mehr über diese beiden Management Frameworks und wie Sie diese für sich nutzen können.

Balanced Scorecard mit OKRs verbinden

Was ist Balanced Scorecard?

BALANCED SCORECARD MIT OKRS VERBINDEN

Balanced Scorecard ist ein Management Framework, das in den 1990er und 2000er Jahren starke Verbreitung gefunden hat. Dabei wird ein Unternehmen aus 4 verschiedenen Perspektiven betrachtet. Jede der Perspektiven konzentriert sich auf eine andere Seite des Unternehmens. Die 4 Perspektiven sind in der Regel "Learning & Growth", "Internal Processes", "Customer" und "Financial":


Learning & Growth

"Learning & Growth" bezieht sich vor allem auf die Kultur eines Unternehmens. Neben dem Mindset der Mitarbeiter spielen Technologien, z.B. für die Digitalisierung, ebenfalls eine wichtige Rolle.


Internal Processes

Bei "Internal Processes" geht es vor allem darum, wie reibungslos ein Unternehmen läuft. Neben der Steigerung der Effizienz geht es außerdem darum, Prozesse zu verschlanken und Waste zu reduzieren.


Customer

"Customer" dreht sich um die Personen, bzw. die Zielgruppe, die die Produkte oder Services eines Unternehmens kaufen soll. Die Perspektive hilft dabei, ein Unternehmen wertschöpfungsorientierter auszurichten.


Financial

Letztendlich geht es bei jedem Unternehmen darum, Geld zu verdienen. "Financial" ist daher eine gleichberechtigte Perspektive.

Zum Start von Balance Scorecard wurden die 4 Perspektiven unabhängig voneinander betrachtet. Mit der Zeit stellte man allerdings fest, dass die Perspektiven sich gegenseitig beeinflußen und es bildete sich eine Reihenfolge heraus:


Learning & Growth > Internal Processes > Customer > Financial


Zunächst wird ein Umfeld für ständiges Lernen und kontinuierliche Verbesserung geschaffen ("Learning & Growth"). Besser ausgebildete Mitarbeiter sorgen dann für schlankere und effizientere Prozesse ("Internal Processes"). Dadurch entstehen wettbewerbsfähigere Produkte und die Kundenzufriedenheit steigt ("Customer"). Zufriedenere Kunden kaufen schließlich mehr Produkte und Umsatz und Gewinn des Unternehmens steigen ("Financial").


Die Goals für die 4 Perspektiven lassen sich aus der Unternehmensstrategie ableiten. Zur Visualisierung kann die sog. Strategy Map verwendet werden. Auf einer Strategy Map sind die 4 Perspektiven mit den dazugehörigen Zielen in der beschriebenen Reihenfolge dargestellt. Ziele, die bei der Erreichung anderer Ziele helfen, werden mit Pfeilen verbunden. In der Regel helfen Ziele auf einer niedrigeren Perspektive (z.B. "Learning & Growth") dabei, Ziele auf der gleichen oder einer höheren Perspektive (z.B. "Internal Processes") zu erreichen. So entsteht auf der Strategy Map ein Fluß von unten ("Learning & Growth") nach oben ("Financial").

Balanced Scorecard sorgt dafür, dass ein ausgewogenes Set an Goals entsteht und alle Perspektiven gleichermaßen berücksichtigt werden. Für die Messbarkeit der Ziele können KPIs (Key Performance Indicator) verwendet werden. Die erstellten Ziele können, je nach Struktur des Unternehmens, auch auf Abteilungs- oder Teamebene heruntergebrochen werden.

Neben der ausgewogenen Sicht auf ein Unternehmen soll Balanced Scorecard dabei helfen, die Goals eines Unternehmens mit der übergeordneten Vision, Mission und Strategie zu verknüpfen und die Performance eines Unternehmens zu verbessern.

Was sind OKRs?

BALANCED SCORECARD MIT OKRS VERBINDEN

OKR (Objectives and Key Results) sind ein Management System, das ursprünglich vom Intel CEO Andy Grove erfunden wurde. Im Jahr 1999 adaptierte John Doerr, der zuvor unter Andy Grove arbeitete, das Framework und führte es bei Google ein. Heute sind OKRs insbesondere im Silicon Valley weit verbreitet. Wie der Name schon vermuten lässt, bestehen OKRs aus zwei Komponenten:


Objective

Ein Objective ist eine einprägsame, qualitative Beschreibung eines Ziels, das in einem bestimmten Zeitraum (in der Regel in 3-4 Monaten) erreicht werden soll. Objectives sollen vor allem ehrgeizig und motivierend sein. Sie müssen dabei nicht unbedingt vollständig erreicht werden (60-70% gelten in der Regel bereits als Erfolg). Objectives sollen zu Höchstleistungen anspornen und Fortschritte ermöglichen, die eigentlich undenkbar erschienen.


Key Result

Key Results sind Kriterien, die den Fortschritt in Bezug auf ein Objective messen. Ein Objective besitzt in der Regel 2-5 Key Results. Um messbar zu sein, sollten Key Results ein gewünschtes Ergebnis und nicht die Aktivität auf dem Weg dorthin beschreiben, d.h. Key Results sollten keine Wörter wie "helfen", "beraten" oder "analysieren" enthalten. Wenn alle Key Results zu 100% erfüllt sind, sollte das formulierte Objective erreicht sein.


OKR Zyklus

Der sog. OKR Zyklus gibt den OKRs einen Rahmen und Struktur. Ein OKR Zyklus hat in der Regel eine Dauer von 3-4 Monaten.

Ein OKR Zyklus beginnt mit dem OKR Planning, in dem die Objectives und Key Results für den kommenden Zyklus erstellt werden. OKR verfolgt keinen reinen Top-Down oder Bottom-Up Ansatz, sondern einen Mix beider Ansätze. Dadurch wird ein stärkeres Involvement und Commitment der betroffenen Personen erreicht. Neben der Erstellung der Objectives und Key Results versuchen die Teilnehmer des OKR Planning außerdem Abhängigkeiten zu identifizieren und Zielkonflikte zu vermeiden. Ein OKR Zyklus endet mit dem OKR Review. Im OKR Review werden die Ergebnisse und die damit verbundene Zielerreichung geteilt und eingeordnet. Zwischen dem OKR Review des alten OKR Zyklus und dem OKR Planning des neuen OKR Zyklus findet die OKR Retrospektive statt. Das Ziel der OKR Retrospektive ist es, über die Erfahrungen aus dem vergangene OKR Zyklus zu reflektieren um basierend auf den Ergebnissen, Verbesserungspotentiale zu identifizieren und konkrete Maßnahmen festzulegen. Die OKR Retrospektive sorgt für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und ist ein wichtiges, wenn nicht sogar das wichtigste, OKR Event.


In größeren und komplexeren Organisationen, können OKRs über mehrere Ebenen hinweg herunter gebrochen werden (z.B. von Unternehmens-OKRs über Bereichs- und Abteilungs-OKRs bis hin zu Team- und sogar Mitarbeiter-OKRs). Dies nennt man eine OKR Kaskade. Wie eine OKR Kaskade aufgebaut wird, hängt stark von den Strukturen und Prozessen der jeweiligen Organisation ab. Daher gibt es für eine OKR Kaskade auch verschiedene Ansätze wie z.B. das Silo Pattern, das Top-to-Bottom Flow Pattern oder das Top-3-Level Flow Pattern.

Alignment

Alle Mitarbeiter einer Organisation oder eines Unternehmens werden auf ein oder mehrere gemeinsame Goals (Objectives) ausgerichtet. Insbesondere für Unternehmen, die über ausgeprägte Silos verfügen, ist dies ein völlig neuer Ansatz, der auch einen Kulturwandel der betroffenen Mitarbeiter anstösst. Bisher lag der Fokus darauf, die Ziele des eigenen Silos zu erreichen. Dank der Ausrichtung auf gemeinsame Ziele stellen Mitarbeiter in einem Silo plötzlich fest, dass sie mit Mitarbeitern aus anderen Silos an einem übergeordneten Ziel arbeiten, dass sie nur gemeinsam erreichen können. OKRs helfen dabei, Silos aufzubrechen und übergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern.

Messbarkeit

Durch die Formulierung messbarer Kriterien (Key Results) ist der Fortschritt der Zielerreichung zu jeder Zeit offen und transparent für alle Personen eines Unternehmens sichtbar. Probleme bei der Zielerreichung in einem bestimmten Bereich können bereits frühzeitig erkannt und behoben werden, in dem z.B. Bereiche mit einer höheren Zielerreichung Bereiche mit einer niedrigeren Zielerreichung unterstützen. Die vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens können so optimal eingesetzt werden.

Was sind die Unterschiede zwischen Balanced Scorecards und OKRs?

BALANCED SCORECARD MIT OKRS VERBINDEN

Balanced Scorecard und Objectives and Key Results haben tatsächlich viele Gemeinsamkeiten. Beides sind Performance Management Frameworks und verwenden Goals, die eine Organisation vorantreiben sollen, sowie Metriken, mit denen der Erfolg der Zielerreichung gemessen wird. Dennoch lassen sich 2 große Unterschiede identifizieren:


Zeithorizont

Ein großer Unterschied zwischen beiden Methoden ist der Zeithorizont. Bei Balanced Scorecard werden Ziele für 1 Jahr erstellt, die oft sogar noch darüberhinaus gültig bleiben. Bei OKRs werden dagegen Ziele für die nächsten 3-4 Monate definiert, die selten länger bestehen bleiben. OKRs erlauben daher eine schnelle und flexiblere Anpassung an sich wechselnde Gegebenheiten. Der Schwerpunkt von Balanced Scorecard liegt eher auf übergeordneten und unternehmensweiten Zielen, die sich direkt aus der Vision, Mission und Strategie ableiten lassen. Dazu passt der Zeitraum von 1 Jahr auch sehr gut. 

Die Überführung in den konkreten Arbeitsalltag steht dagegen nicht unbedingt im Fokus. OKR auf der anderen Seite haben einen deutlich operativeren Charakter, was sich auch in dem deutlichen kürzeren Zeitraum von 3-4 Monaten zeigt. Mithilfe einer OKR Kaskade können Ziele bis auf eine konkrete Person herunter gebrochen werden.


Perspektiven

Ein weiterer Unterschied sind die Perspektiven, die von Balanced Scorecard verwendet werden. Die Perspektiven sollen ein Gleichgewicht zwischen den verschiedenen Unternehmensaktivitäten sicherstellen. OKR dagegen kennt diese Perspektiven nicht. Stattdessen geht es immer nur darum, was in den nächsten 3-4 Monaten am wichtigsten ist.

Wie lassen sich Balanced Scorecards und OKRs verbinden?

BALANCED SCORECARD MIT OKRS VERBINDEN

Balanced Scorecard ist eine sehr ausgereifte Methode, die bereits seit den 1990er Jahren existiert. Sie ist nach wie vor äußerst beliebt und viele Unternehmen möchten nicht darauf verzichten. Die Unternehmensberatung Bain & Company führt jedes Jahr eine Studie bzgl. der beliebtesten Management-Tools durch und Balanced Scorecards sind dort nach wie vor jedes Jahr aufgeführt. Viele Unternehmen möchten Balanced Scorecard daher gar nicht durch OKR ersetzen, sondern suchen vielmehr nach einer Möglichkeit, beide Frameworks miteinander zu verbinden.


Ein gutes Anknüpfungspunkt für den Start der Verbindung von Balanced Scorecard mit OKRs ist die Strategy Map. Insbesondere das Top-Management muss in der Lage sein, sich auf langfristige Goals zu konzentrieren. Der Zeitraum eines OKR Zyklus mit 3-4 Monaten ist hierfür in der Regel zu kurzfristig. Die Strategy Map, die ein wesentlicher Bestandteil von Balanced Scorecard ist, passt dagegen deutlich besser.

Wie bereits beschrieben, werden Ziele, die bei der Erreichung anderer Ziele helfen, auf der Strategy Map mit Pfeilen verbunden. Nachdem diese Beziehungen hergestellt sind, lassen sich aus einer Strategy Map sehr gut Unternehmens-OKRs auf einer entsprechend hohen Flughöhe ableiten. Hier gilt es darauf zu achten, dass OKR keine Perspektiven kennt und die Objectives die Goals der jeweiligen Perspektiven implizit enthalten müssen. Die Unternehmens-OKRs können dann über eine entsprechende OKR Kaskade herunter gebrochen werden.


Mit der Verbindung von Balanced Scorecard mit OKR anhand der Strategy Map verfügt das Top-Management weiterhin über eine langfristige Jahresplanung, während für die operative Umsetzung kürzere Iterationen verwendet werden können, um eine flexible Anpassung an Änderungen oder neue Erkenntnisse zu ermöglichen.

UNSERE SERVICES

Ebenfalls für Sie interessant?

Wie können wir Abteilungen, Teams und Mitarbeiter auf übergeordnete Ziele ausrichten? Wie können wir den Fortschritt unserer Arbeit messbar machen?

Wir helfen Ihnen dabei, Objectives and Key Results zu etablieren. Dadurch werden Ziele messbar und Mitarbeiter auf eine gemeinsame Vision ausgerichtet.

Können wir auch Ihnen helfen?

ERSTBERATUNG ANFORDERN

Dann zögern Sie nicht und fordern Sie noch heute unsere kostenlose und unverbindliche Erstberatung an.

Copyright © 2020 München. Alle Rechte vorbehalten.