Die steigende Komplexität überfordert viele Führungskräfte.

In unserem Artikel erfahren Sie, wie die steigende Komplexität Führungskräfte überfordert, und wie Ihnen das Delegation Board und Delegation Poker bei der Lösung des Problems helfen können.

Das Problem sind nicht die Teams, sondern die Führungskräfte

Überforderte Führungskräfte

DAS PROBLEM SIND NICHT DIE TEAMS, SONDERN DIE FÜHRUNGSKRÄFTE

Die steigende Komplexität in nahezu allen Bereichen führt zu immer mehr überforderten Führungskräften. Die Gründe dafür sind vielfältig, haben aber eines oft gemeinsam: Führungskräfte arbeiten zu viel und managen zu wenig. Je höher die Komplexität ist, umso größer wird dieses Problem.


In einem Umfeld mit niedriger Komplexität funktioniert das klassische Command & Control sehr gut. Dort wird in der Regel die Person, die über das höchste Fachwissen verfügt, befördert, damit sie anschließend andere Personen mit ihrem Fachwissen anleiten und steuern kann. Die Person, die sich am besten in einem Bereich auskennt, ist üblicherweise die Führungskraft. Bei Fragen oder Problemen wenden sich alle anderen Mitarbeiter daher meist an die Führungskraft. Probleme und Lösungen sind einfacher Natur und die Führungskraft kann auf eine Vielzahl bewährter Best Practices zurückgreifen.


Leider sind die meisten Produkte oder Projekte heute komplex. Die immer stärkere Digitalisierung trägt ihren Teil dazu bei und erhöht die Komplexität auch in Branchen, deren Umfeld traditionell wenig komplex war. In einem komplexen Umfeld funktioniert das klassische Command & Control nicht länger. Die Führungskraft ist nicht länger die Person, die fachlich allen anderen Personen in ihrem Bereich überlegen ist. Stattdessen besteht das Team einer Führungskraft aus Experten und Spezialisten, die in ihrem Bereich alle über mehr Wissen verfügen als die Führungskraft. Oder anders ausgedrückt: Die Führungskraft ist auf einmal die Person, die über das geringste Fachwissen verfügt.


Viele Führungskräften ist dieses Problem entweder nicht bewusst oder sie weigern sich schlicht und ergreifend ihren Führungsstil und ihr Verhalten an die geänderten Rahmenbedingungen anzupassen.

Dies führt dazu, dass sich Aufgaben und Entscheidungen bei der Führungskraft stauen. Anstatt, wie in einem Umfeld mit niedriger Komplexität ein Problemlöser zu sein, ist die Führungskraft auf einmal das Bottleneck.


Die ideale Auslastung über alle Hierarchieebenen hinweg sieht wie eine Pyramide aus. Mitarbeiter auf der Arbeitsebene sollten eine Auslastung von ca. 90% haben. Eine Auslastung von 100% ist nicht zu empfehlen, da die Mitarbeiter einen Puffer für unvorhergesehene Themen und Aufgaben benötigen. Je weiter nach oben in der Hierarchie man kommt, desto stärker sollte die Auslastung abnehmen. Im Management ist nur noch eine Auslastung von ca. 60% ideal, da Manager und Führungskräfte Zeit und Freiraum benötigen, um strategisch und visionär über Produkte oder ihr Unternehmen nachzudenken.


Wie bereits beschrieben, ist die Situation in vielen Unternehmen genau umgekehrt. Je höher in der Hierarchie man kommt, umso stärker wird die Auslastung der Mitarbeiter. Anstelle einer Auslastung von ca. 60% haben viele Manager und Führungskräfte eine Auslastung von weit über 100%. Die hohe Komplexität führt dazu, dass Aufgaben liegen bleiben und Entscheidungen vertagt werden, da Manager und Führungskräfte es nicht mehr schaffen, die Vielzahl an Themen zu durchdringen. Wenn sich bei Managern und Führungskräften Entscheidungen stauen, verzögert dies automatisch die Arbeit auf niedrigeren Hierarchieebenen, da diese Mitarbeiter auf die Entscheidungen ihrer Führungskräfte warten müssen. Die Auslastung auf der Arbeitsebene ist dann oft nicht mehr bei den angestrebten 90%, sondern eher im Bereich von 60-70%. In vielen Unternehmen ist dieses Problem auf einfache Art und Weise sichtbar: In den Büros der Manager und Führungskräfte brennt auch spätabends noch das Licht, während die Mitarbeiter auf der Arbeitsebene tagsüber gemütlich bei einem Kaffee in der Cafeteria zusammensitzen.

Delegation Board & Delegation Poker

DAS PROBLEM SIND NICHT DIE TEAMS, SONDERN DIE FÜHRUNGSKRÄFTE

Wie bereits beschrieben, ist das Hauptproblem, das Manager und Führungskräfte zu viel arbeiten und zu wenig managen. Die Lösung für dieses Problem liegt darin, Entscheidungen zurück in die Teams und zu den Mitarbeitern zu delegieren. In einem komplexen Umfeld sind diese oft ohnehin in der Lage bessere Entscheidungen zu treffen, da sie über mehr Wissen als die Führungskraft verfügen. In der Praxis ist dies jedoch nicht so einfach, da schnell der Überblick darüber verloren geht, wer eigentlich genau für was verantwortlich ist. Es gibt auch nicht nur schwarz oder weiß. Eine Aufgabe oder Verantwortung liegt selten vollständig bei der Führungskraft oder vollständig beim Team, sondern es ist meist ein gewisses Maß an Abstimmung oder Konsens nötig. Hierbei kann das Delegation Board aus dem Management 3.0 Framework helfen.

Das Delegation Board kennt 7 Delegationslevel von "Verkünden" ganz links bis "Delegieren" ganz rechts. Bei "Verkünden" liegt die Verantwortung vollständig bei der Führungskraft (die Führungskraft verkündet ihre Entscheidung lediglich, ohne dass das Team einbezogen wird). Bei "Delegieren" liegt die Verantwortung wiederum vollständig beim Team (die Führungskraft delegiert die Entscheidung vollständig und muss vom Team weder gefragt, noch informiert werden). Dazwischen befinden sich 5 Abstufungen zwischen den beiden Extremen. Für jedes Entscheidungsfeld (auch Key Decision Area oder KDA genannt) kann auf dem Delegation Board das jeweilige Delegationslevel festgehalten werden. So ist sowohl für die Führungskraft, als auch für die Mitarbeiter zu jeder Zeit transparent nachvollziebar, wer welche Verantwortung besitzt.

Das Delegation Board hilft einem dabei, Selbstorganisation schrittweise einzuführen und Führungskräfte zu entlasten. Zu einem ausgefüllten Delegation Board kommt man am besten mit Hilfe von Delegation Poker. Das Ziel von Delegation Poker ist es, in einem strukturierten Prozess gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeitern zu einem Konsens über die Verantwortung der einzelnen Entscheidungen zu gelangen. Zu jeder Entscheidung wählt jede Person eine der 7 Delegation Poker Karten aus. Die Delegation Poker Karten repräsentieren die 7 Delegationslevel. Wenn alle Karten umgedreht wurden, werden voneinander abweichende Meinungen im Team diskutiert. Getroffene Entscheidungen werden anschließend auf dem Delegation Board festgehalten. 

Das Delegation Board ist immer nur eine Momentaufnahme, da die Verantwortung für Entscheidungen jederzeit geändert werden und neue Entscheidungen hinzu kommen können. In der Regel kann man feststellen, dass über die Zeit die Verantwortungen für Entscheidungen von links (von der Führungskraft) nach rechts (ins Team) wandern. So werden Verantwortungen schrittweise von der Führungskraft an das Team übertragen und die Führungskraft wird entlastet.


Um Delegation Poker durchführen zu können, benötigt jede beteiligte Person die 7 Delegation Poker Karten. Delegation Poker Karten sind auch bei Weckerle + Stolze erhältlich. Sprechen Sie uns einfach an.

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